Die Honorarberechnung von Planungsänderungen nach HOAI 2013 ist ständiges Thema im Tagesgeschäft. Zwei Fragen stehen dabei besonders im Vordergrund. Als erstes stellt sich die Frage, ob eine schriftliche Vereinbarung des Honorars erforderlich ist. Außerdem ist zu klären, inwieweit eine Einigung bezüglich der Inhalte der Planungsänderung vorzunehmen ist.
Um die Frage Nr. 1 des Honoraranspruchs bei Planungsänderungen zu entschärfen kann zunächst folgende Grundregel (bei wiederholten Grundleistungen) festgehalten werden. Der Honoraranspruch für wiederholte Grundleistungen unterliegt genauso wie der Honoraranspruch für die Erstplanung (die mit der Planungsänderung zur sogenannten Wegwerfplanung wird), dem Preisrecht der HOAI. Danach gilt, dass die in den Leistungsbildern genannten Grundleistungen entsprechend den Regelungen der HOAI zu vergüten sind. Dieser Anspruch gilt unberührt von der Frage, ob eine schriftliche Honorarvereinbarung vorliegt oder nicht. Bei fehlender schriftlicher Honorarvereinbarung gilt der Mindestsatz auch für die wiederholte (geänderte) Grundleistung. Das ist auch bei Planungsänderungen zugrunde zu legen. Eine schriftliche Honorarvereinbarung ist also bei Planungsänderungen keine Vergütungsvoraussetzung.
Etwas anderes wäre mit dem Verständnis und Charakter der HOAI unvereinbar. Insofern kann die in §10 HOAI 2013 neu formulierte schriftliche Vereinbarung keine Anschlusswirkung entfalten, beispielsweise in der Weise, dass bei fehlender schriftlicher Vereinbarung kein Honoraranspruch besteht. Eine solche Auslegung würde außerdem im Widerspruch zum BGB stehen.
Deshalb haben die Gerichte in der Vergangenheit beim Änderungshonorar (wiederholte Grundleistungen) keine ausdrücklich schriftliche Honorarvereinbarung als Anspruchsgrundlage gefordert, sondern es reichte auch eine mündlich getroffene Vereinbarung über die Planungsänderung als Honoraranspruchsgrundlage, sofern nach den Mindestsätzen ebgerechnet werden soll.
Insofern kann als eindeutig gelten, dass die „schriftliche Vereinbarung“ zum Änderungshonorar allenfalls klarstellenden Charakter hat, aber nichts mit dem Honoraranspruch dem Grunde nach zu tun hat.
Die Frage Nr. 2 betrifft die Einigung über die Inhalte der Planungsänderung. Die neue Formulierung nach HOAI 2013, wonach eine Einigung über die Planungsänderung erzielt werden muss, hat ebenfalls klarstellenden Charakter. In den alten Fassungen der HOAI hat man sich nicht dazu geäußert, ob ein Auftraggeber einseitig Anordnungen zu Planungsänderungen erteilen darf oder nicht. Es ist darüber hinaus heftig umstritten, ob der Bauherr Änderungen der Planung einseitig anordnen darf. Denn mit sogenannten Änderungsanordnungen kann einseitig der Vertrag und seine Vergütungsbasis grundlegend (einseitig im Wege der Änderungsanordnungen) geändert werden, während der Planer dann hinter seinem änderungsbedingtem Honorar hinterherrennen musste.
Um das zu verhindern und beide Vertragspartner auf gleiche Augenhöhe zu stellen, ist in die HOAI 2013 aufgenommen worden, dass eine Einigung über die Änderung erforderlich ist. Diese Regelung ist insbesondere für Planungsbüros als faire Komponente von sehr großer Bedeutung. Denn eine Einigung über eine Planungsänderung bedeutet, zunächst dass beide Vertragspartner darüber einig sind, dass ein planerischer Arbeitsschritt (unberührt von der Frage der Zugehörigkeit zu Leistungsphasen) erarbeitet wurde und unstreitig ist. Darüber hinaus bedeutet das, dass eine Änderung dem Grunde nach anerkannt und vereinbart wird und damit eine Wiederholung des zu ändernden Arbeitsschrittes geklärt ist und dass die fachliche Grundlage für die anschließende Honorarermittlung geschaffen ist.
Die Einigung über die Planungsänderung sollte schriftlich dokumentiert werden (kaufm. Bestätigungsschreiben oder Besprechungsprotokoll). Sie ist damit die fachtechnische Basis für das Änderungshonorar.
Was tun – wenn keine Einigung zustande kommt?
Im Tagesgeschäft geht es mitunter sehr schnell zu. Aus diesem Grund ist es besonders wichtig den Überblick über Planungsänderungen zu behalten. Eine Einigung lässt sich evtl. leichter erzielen, wenn der Auftraggeber erkennt, dass die Einigung zu Planungsänderungen auch gleichzeitig eine Einigung über die Termine der Planungsänderungen beinhalten sollte, um die Abwicklung des Projektes nicht zu verzögern.
Beispiel: Viele Planungsbüros arbeiten mit sehr geringen Personalreserven. Diese geringen Personalreserven haben zur Folge, dass ständige Planungsänderungen mit knappen Personalreserven kalkulatorisch konkurrieren; der Planer hat schlichtweg keine Zeit für viele Änderungen und kann die Änderungen häufig nicht sofort zu den gewünschten Terminen durchführen, weil die üblicherweise terminierte Planung des gesamten Projektes ansonsten behindert wird. Der Planer muss auch nicht jede „angeordnete“ Planungsänderung sofort zu Lasten anderer Leistungen durchführen. Er muss „nur“ alles Zumutbare unternehmen. Das Beispiel zeigt deutlich, dass es auch im elementaren Interesse des Bauherrn ist, eine Einigung nicht nur über vorzunehmende Änderungen, sondern auch zu den konkreten Terminen der Durchführung der Planungsänderung zu erreichen.
Zweckmäßigerweise können Planungsbüros die Einigung über die Planungsänderung fördern, indem sie zur gewünschten Einigung über die Planungsänderung gleichzeitig auch eine
- Einigung über die Termine der vorgesehenen Änderungen im Zuge der nach §10 HOAI geregelten Änderung, sowie
- eine Einigung über das Änderungshonorar
als „Dreier-Paket“ anbieten. Mit diesem Dreierpaket wird eine faire Vorgehensweise auf gleicher Augenhöhe bei Änderungen ermöglicht und insbesondere die Honorarprobleme sind gelöst. Kommt keine Einigung des o. e. „Dreierpakets“ zustande, weil der Bauherr nur an einer Einigung über die Planungsänderung und den konkreten Planungsänderungsterminen interessiert ist und die Einigung über das Änderungshonorar verschieben will, liegt es an ihnen bei der Terminvereinbarung zur Durchführung der Planungsänderung in entsprechendes Ergebnis zu ermöglichen.