Mitwirkungspflichten des Auftraggebers

Baumaßnahmen werden in den meisten Fällen mit jeweils neu zusammengestellten Teams geplant und durchgeführt. Erst im Lauf der Vertragsabwicklung sehen Sie, ob alles reibungslos klappt oder nicht. Deshalb sollten Sie selbst die technischen  „Spielregeln“ der Zusammenarbeit frühzeitig vereinbaren. Sie sind der Koordinator und tragen als Architekt von den Planungsbeteiligten die meiste Verantwortung, um das Planungsziel zu erreichen. 

Der Auftraggeber behindert gelegentlich, ohne Absicht, den gesamten Planungsablauf. Ihr Bauherr erkennt sehr oft nicht die Konsequenzen seiner Entscheidungen. Ihr Aufgabe ist es deshalb, den Bauherrn so zu beraten und zu steuern, dass die Baumaßnahme professionell organisiert ablaufen kann.

Erarbeiten Sie einen Terminplan für Ihren Bauherrn

Geben sie zunächst dem Bauherrn ein groben Terminplan für seine erforderliche Mitwirkung vor. Dazu gehören z. B. folgende für den Bauherrn und Sie gleichermaßen wichtige Termine bzw. Entscheidungen:


1.Beauftragung und Planungsbeginn der weiteren beteiligten Fachplaner

2.Festlegung des Planungsziels bezüglich Kosten, Bauumfang sowie besonderer Zielvorstellungen des Bauherrn 

3.Beginn des Vorentwurfs

4.Festlegung des Raumprogramms 

5.Verabschiedung des Vorentwurfs

6.Endgültige Sicherstellung der Gesamtfinanzierung

7.Verabschiedung des Entwurfs einschließlich Kostenberechnung 

8.Einreichung des vollständigen Bauantrags

9.Auftragserteilungen, Baubeginn, Meilensteintermine (Richtfest ...) und Baufertigstellung

Dieser Grob-Terminplan wird von Architekten viel zu oft vernachlässigt. Ein solcher „Bauherren-Terminplan“ (z. B. Balkendiagramm) ist schnell erstellt. 
Nur mit einem übersichtlichem Terminplan in der Hand erkennt Ihr Bauherr, dass seine eigene Mitwirkung das gesamte Projekt stark beeinflusst. 

Der Bauherr muss klar erkennen können, dass er durch rechtzeitige eigene Entscheidungen die weitere Planungsvertiefung terminlich mitgestaltet und bei Vernachlässigung seiner Mitwirkung Mehrkosten und Terminverschiebungen selbst auslöst.

Beratungspflicht wird immer wichtiger

Ihr Bauherr kann seiner Verantwortung, nämlich die richtigen Entscheidungen zum richtigen Zeitpunkt zu treffen, nur dann gerecht werden, wenn Sie ihn auch professionell beraten. Legen Sie Ihrem Bauherrn die evtl. terminlichen und finanziellen Konsequenzen seines Handelns klar dar (Ihre Beratungspflicht). Das sollte durchaus schriftlich erfolgen. 

Die Beratungspflicht wird immer häufiger zum Gegenstand von gerichtlichen Auseinandersetzungen. Oft sehen die Planer dabei schlecht aus, weil sie ihre Beratungspflichten nicht ernst genommen haben.

Bauherr beeinflusst die Planung – und Ihr Honorar

Trotz entgegen gesetzter Vorsätze ändert der Bauherr oft Ihre bereits abgestimmte Ausführungsplanung ab. 

Verzögerungen bei der Ausführungsplanung wirken sich sofort auf die direkt anschließende Bauausführung aus.

Die ausführenden Unternehmen können sogleich mit einer Behinderungsanzeige nach DIN 1961 bzw. VOB/B § 6 Mehrkosten wegen Planungsterminverzug beanspruchen. Das gesamte Projektziel und auch Ihr Honorarerlös sind meistens davon betroffen.

Zeigen Sie dem Bauherrn dabei auch auf, in welchen Situationen er grundsätzlich selbst verantwortlicher Gestalter (auf Basis Ihrer Beratung) ist und über seine endgültigen Baukosten evtl. selbst entscheidet. Dazu gehören z. B.:


1.Änderungen der fertig bearbeiteten und abgestimmten Planung aufgrund von nachträglichen Bauherren-Wünschen 

2.Verzögerungen der Planung durch zu spät vom Bauherrn beauftragte Fachingenieure

3.Entscheidungen über Alternativangebote von ausführenden Unternehmen

4.Kündigung von Bauunternehmen

Auch bei Planungsänderungen infolge zunächst attraktiv scheinender Alternativangebote (z. B. Betonfertigteile statt Ortbetonrohbau) ist Ihre Beratung gefragt. Bei der Wertung (und Wirtschaftlichkeitsbetrachtung) von Alternativangeboten sollten Sie als Architekt grundsätzlich die mit dem Alternativangebot zusammenhängenden Kostenfolgen wie Umplanungen Ihrer eigenen Ausführungsplanung und die der Beteiligten (inkl. erneute Prüfstatik ...), sowie die damit einhergehenden Verzögerungen der Bauausführung bei der Wertung mitberücksichtigen.

Dann wird das vermeintlich günstige Nebenangebot oft anders aussehen, und die auch für Sie als Architekt wichtige Bauherren-Entscheidung wird zügig getroffen.

Das muss Ihr Bauherr wissen

Bei jedem Änderungswunsch Ihres Bauherrn sollten Sie unverzüglich mit einer beratenden Stellungnahme auf die Auswirkungen (im Rahmen Ihrer Beratungspflichten) seiner Entscheidungen reagieren. 

Ganz wichtig: Zwischen der Planungsänderung und den Mehrkosten auf der Baustelle muss nicht unbedingt ein direkter Zusammenhang bestehen. Ihr eingearbeitetes Projektpersonal kann nicht bei jeder Änderungsanweisung des Bauherrn über Nacht durcharbeiten. Ist Ihre Ausführungsplanung z. B. in einem Teilbereich auf Verlangen Ihres Bauherrn zu ändern (inkl. Abstimmung mit den Fachingenieuren), dann geht diese Änderungszeit im allgemeinen nur zu Lasten des normalen Planungsablaufs. Er ist dann insgesamt betroffen, was eine allgemeine Verzögerung Ihrer Architektenleistungen zur Folge hat. Das sollten Sie als erster Berater Ihres Bauherrn klarstellen. 

Wer trägt die Mehrkosten? Die Kosten von zu spät getroffenen Bauherren-Entscheidungen oder Änderungen trägt der Verursacher. Es ist jedoch notwendig ihm dies darzulegen. Wie das erfolgt, siehe weiter unten.

Planvorlaufzeit Vermeiden Sie generell, bei Ihrer Ausführungsplanung Planfertigstellungs- oder Planübergabetermine mit datumsmäßig vereinbarten Terminen festzulegen.  Wesentlich besser ist die Vereinbarung eines sog. Planvorlauf-Zeitraums vor Ausführung auf der Baustelle. Also Planübergabe durch den Architekten z. B. im Rohbau 3 oder 4 Wochen vor Ausführung auf der Baustelle. 

Bei kleineren Maßnahmen ohne eigens angefertigte Bewehrung (nach Stahllisten des Statikers) reichen 2 Wochen Planvorlauf aus. Eine solche Regelung auf Basis von Planvorlaufzeiten lässt Ihnen die notwendige Freiheit „nach hinten“, um auf Unwägbarkeiten oder aber kleinere Planungsoptimierungen gelassener zu reagieren. Auch anderweitige Verzögerungen der Bauausführung (Schlechtwetter ...) können Sie außerdem hinnehmen. Im Leistungsverzeichnis für die Rohbauausführung und die anderen wichtigen Gewerke sollte das geregelt sein. Folgende Klausel bietet sich an:

PLANÜBERGABE Die zur Ausführung freigegebenen Ausführungspläne werden abschnittsweise und ebenenweise erstellt und jeweils dem Baufortschritt entsprechend spätestens 3 Wochen vor örtlicher Bauausführung (also Ausführung auf der Baustelle) abschnittsweise und ebenenweise dem Auftragnehmer übergeben. Die Ausführungs-Abschnitte sollten im LV als Lageplanübersicht enthalten sein. 


Mit der beratenden Stellungnahme erfüllen Sie Ihre Beratungspflicht

Ihr Bauherr hat den Anspruch, umfassend auf die Konsequenzen seiner Änderungsanweisung hingewiesen zu werden. Dazu liegen eine Reihe von Urteilen der Obergerichte vor (z. B. BGH-Urteil vom 3.7.1997 – VII ZR 159/96). Diese gelegentlich sehr zeitaufwendige Leistung können Sie effektiv nur mit systematischer Vorgehensweise erbringen, wie Sie bei großen Baumaßnahmen bereits erfolgreich praktiziert wird, die beratende Stellungnahme. 

Die beratenden Stellungnahmen sind kurz und enthalten lediglich Abschätzungen zu den Auswirkungen der nachträglichen Bauherren-Wünsche, die aber dem Bauherrn als nachvollziehbare Entscheidungsgrundlage dienen. So sieht die beratende Stellungnahme als einfacher Brief aus:



Sehr geehrte Damen und Herren,

Baumaßnahme:

Änderungs-Nr. (laufend nummerieren) 

Veranlasser der Änderung:


Beschreibung der vorgesehenen Änderung:



Es ergeben sich aus Sicht der Planung voraussichtlich folgende Auswirkungen die bei Ihrer endgültigen Entscheidung zu beachten sind:




1. Investitionskosten
z. B.: Mehrkostenabschätzung (Baukosten/Änderungshonorar), Kosteneinsparungen an anderer Stelle, Minderkosten ...


2. spätere Betriebskosten:
z. B.: Energiekosten, Instandhaltungsintervalle, Wartungskosten

3. Qualität/Funktionalität des Bauwerks:
z. B.: Konzeptionelle Einflüsse, Langlebigkeit, Gestaltung 

4. Planungs/Ausführungstermine:
z. B.: Verzögerungen bei Architekt, Fachingenieuren, Prüf. Ing., Tektur zum Bauantrag?, von der Änderung betroffene Gewerke, neue Termine, Vertragsstrafenneuregelung, Gesamtfertigstellungstermin betroffen?...Behinderungsansprüche gem. §6 VOB/B ?


5. Evtl. erforderliche Änderung von Genehmigungen:
z. B.: Baugenehmigung, Brandschutz, Denkmalrecht, Wasserrecht, Prüfstatik, Gewerbeaufsicht, Abstandsflächen, Baulasten ...


6. Die Entscheidung über die vorgesehene Änderung ist zu treffen bis
z. B.: spätestmöglicher Termin 



Unterschrift,

Kopie an: alle Planungsbeteiligten





Schätzungen zu den o. e. Angaben reichen als Entscheidungsgrundlage aus. Damit kommen Sie Ihrer Beratungspflicht ausreichend und umfassend nach. 

Wenn allerdings eine Änderung beschlossen ist, dann müssen die Kosten klar erfasst werden. Dazu gehört auch ihr evtl. Änderungshonorar. Zur Ermittlung von Änderungshonorar nach HOAI sind eigene Artikel in den nächsten Ausgaben vorgesehen. 



Praxis-Beispiel

Bei einer kürzlich durchgeführten großen Baumaßnahme ist im Zug der Beratungspflicht jeder Änderungswunsch des Bauherrn unverzüglich mit einer beratenden Stellungnahme des Architekten versehen worden. Es gab immerhin 116 Änderungen durch den Bauherrn. Weitere 21 Änderungswünsche wurden nach Vorlage der beratenden Stellungnahme durch den Architekten vom Bauherrn wieder zurückgenommen.

Die Folge: Am Projekt-Ende gab es keinerlei Streit um die Baukosten oder gar um das Architekten-Honorar (inkl. Änderungshonorar), der Bauherr war von Anfang an gut über die Folgen seiner Wünsche informiert.